事業組織は、放っておくと、自然と複雑化していきます。

それは、多くの人（グループ）がそれぞれの役割を果たすために、さまざまなことを「追加」していくからです。特に、急成長した企業は、その急激な事業拡大に対して、業務の仕組みが追いつかず、とにかく業務を回そうと、必死にその場しのぎの「追加」をして切り抜けます。

その過程で、各個人は、できるだけ楽な方法、つまり「抵抗の少ない」やり方で仕事を進めようとします。
とにかく業務を回すことを優先しているし、安心・安全のやり方を選びます。

では、一番抵抗の少ないやり方とは何か。

それは出来るだけ、自分の息のかかった範囲で完結できるやり方。
できれば、自分個人の業務範囲内で解決できるやり方。次に、チーム内で対応できるやり方。そして、部門内だけ完結できるやり方を探ります。つまり、自分が比較的影響力を行使しやすい範囲でやってしまいたい。他部門や他社などが絡みあって面倒な調整や争いが起きることは、避けたいというモチベーションの方向です。

その結果、残念ながら、組織の全体最適な解など考えることはまずありません。
 

自分の担当する業務を、できるだけ簡単な方法、他者、他部署を説得・交渉・調整などをしなくても済む方法を選ぶ。これがあちこちで繰り返し行なわれ、その結果、局地的に新しいプロセスがボンボン立ち上がって、ややこしい業務プロセスが絡み合う状態が出来上がっていきます。

 

 

そして、これが組織内の至るところで行なわれて積み重なれば、事業組織は当然複雑なものへとなっていきます。そこで、事業成長のあるタイミングで、一度自社の業務プロセスの全体を見直し、整理して見直す必要があります。

そのとき考えるポイントは５つ　

・そのプロセスは本当に必要？
・そのプロセスは自社ですべき？
・そのプロセスをもっと簡素化・シンプルにできない？
・そのプロセスは、いつも必要？　頻度を下げられない？
・そのプロセスとこのプロセスは一緒にできない
　

これらの事項を議論するために、まずはプロセスマップ（組織・業務フロー）を描き、プロセスをヴィジュアル化することから始めます。その際、最初から細かな粒度でプロセスを描いてしまうと、見えるものも見えなくなります。まずはオペレーションの大きな構造と流れを把握し、その視点レベルで認知される組織全体としての課題を特定します。こうして描いた大きな流れの組織・プロセスと全体の課題を経営チーム全員で共有し、上記の５つのポイントを参考にすることで、有効な議論を進めることができるはずです。